2017/10/07

SUMBER DAYA KOMPUTASI DAN KOMUNIKASI



Nama                           : Octhaviani Arbaniya
NIM                            : 43215010271
Mata Kuliah                : Sistem Informasi Manajemen – Pertemuan 5
Dosen Pengampu        : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

Ø  PENDAHULUAN

Pengolahan data dengan menggunakan komputer atau lebih dikenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih beium bisa berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.

Pengolahan Data Elektronik (PDE) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer. Rangkaian kegiatan tesebut terdiri dari proses pemasukan, penyimpanan, pengolahan, menghasilkan keluaran dan pengendalian.

Manfaat Bagi Menajamen
Manfaat yang akan diperoleh manajemen perusahaan ketika menerapkan pengolahan  data elektronik (PDE) sebagai berikut:
  • Fungsi pengumpulan data
  •  Fungsi manifulasi data yang berupa klsifikasi data
  •  Penyusunan data
  •  Transfer data
  •  Perhitungan data
  •  Pengikhtisaran data,
  •  Fungsi penyimpanan data
  • Persiapan laporan data.
Walaupun manfaat tersebut terdapat juga di dalam sistem pengolahan data manual, akan tetapi dalam sistem  pengolahan data elektronik fungsi-fungsi diatas akan menjadi lebih cepat, akurat, serta dapat lebih dijamin keandalannya.

Kelebihan Bagi Perusahaan
Kelebihan yang akan didapatkan perusahaan ketika menerapkan pengolahan data elektronik daripada pengolahan data manual, sebagai berikut:
  • Sistem PDE mencapai tingkat administrasi yang efektif dengan organisasi yang baik dan kecanggihan teknologi yang mendasarinya dan kebutuhannya.
  • PDE diselenggarakan untuk melengkapi manajemen dengan lebih banyak informasi dan analisis yang lebih efektif atas informasi yang diperoleh dibanding sistem manual. 
  • Sistem PDE dapat memberi laporan akuntansi yang lebih tepat waktu dan lebih efektif untuk pengawasan dan penelaahan operasi daripada sistem manual. 
  • Sistem PDE dapat mencegah kesalahan perhitungan dan penulisan transaksi yang sering terjadi pada sistem manual. 
  • Sistem PDE dapat memberikan konsistensi yang lebih baik dalam pemrosesan data daripada sistem manual. 
  • Pada sistem PDE ada sering pengendalian yang dimasukkan secara built up ke dalam  komputer.

Contoh implementasi PDE
Pada prosedur pelayanan ATM, dimana sistem pengolahan data elektronik sangat menunjang kegiatan pelayanan ATM yang tidak dapat menyimpan data nasabah, melainkan diteruskan ke sistem komputer bank atau sistem pengolah data elektronik perbankan. Sistem pengolahan data elektronik di dalam memproses data khususnya transaksi ATM hanya memerlulan waktu yang relatif singkat, karena komputer dapat memperoses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu, sehingga dengan sistem pengolahan data elektronik terdapat penghematan waktu yang mengakibatkan terjadinya peningkatan efesiensi dan efektivitas operasi perusahaan.

Ø  DEFINISI

Komputasi adalah sebuah istilah umum untuk segala jenis pemrosesan informasi untuk menemukan pemecahan masalah dari data input dengan menggunakan suatu algoritma. Komputasi merupakan sebuah subjek dari Komputer Sains, yang menganalisa apa yang bisa maupun tidak bisa dilakukan secara komputasi. 
Pembelajaran dari teori komputasi terfokus untuk menjawab pertanyaan pokok tentang hal apa saja yang bisa dilakukan komputasi terhadapnya dan ketersediaan resource (sumber daya) yang dibutuhkan untuk melakukan komputasi tersebut, yaitu:
  • Teori komputabilitas, yang menguji masalah-masalah komputasi mana yang dapat dipecahkan oleh berbagai model komputasi.
  • Teori kompleksitas komputasi, yang mempelajari waktu dan biaya yang berhubungan dengan pemecahan masalah komputasi.

Ø  DALAM PENGGUNAAN PRAKTIS

Sumber daya komputasi dan komunikasi biasanya berupa penerapan simulasi komputer atau berbagai bentuk komputasi lainnya untuk menyelesaikan masalah-masalah dalam berbagai bidang keilmuan, tetapi dalam perkembangannya digunakan juga untuk menemukan prinsip-prinsip baru yang mendasar dalam ilmu.

Sumber daya komputasi dan komunikasi yang akan dibahas disini lebih merujuk ke aktivitas penggunaan dan pengembangan teknologi komputer, perangkat keras, dan perangkat lunak komputer, serta berbagai dokumen yang dapat diakses melalui sebuah jaringan untuk berkomunikasi dengan komputer lain.

Mengenai perangkat lunak (software), perusahaan memerlukan peranti lunak system untuk menggunakan komputer, sedangkan peranti lunak aplikasi untuk memproses data pengguna. Peranti lunak aplikasi dapat diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dibuat sesuai pesanan untuk pengguna tertentu.

Perusahaan yang memilih software pesanan melalui konsultan IT, karena membutuhkan aplikasi atau software yang sesuai dengan kebutuhan dan fungsional. Maka perusahaan harus membangun aplikasi sendiri.dengan membangun aplikasi sendiri semua fungsionalitas yang dibutuhkan akan dimasukkkan sehingga aplikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Software pesanan melalui konsultan IT lebih mahal dari software jadi yang ada dipasaran software aplikasi karena:
  •  Software pesanan atau tailor-made sesuai dengan namanya dibuat sesuai dengan permintaan pengguna atau user yang akan menggunakannya.
  • Melalui beberapa proses dari mulai interview akan kebutuhan user, analisa dan desain sistem, programming, pengujian serta tahap implementasi yang umumnya memakan waktu minimal 6 (enam) bulan, umumnya lebih dari itu.
  • Dibuat atas permintaan user tertentu maka mulai dari user interface, sistem, printout transaksi serta laporan akan disesuaikan dengan yang ada pada perusahaan yang bersangkutan ataupun sesuai keinginan yang memesannya.
  • Dibuat untuk satu user (perusahaan) tertentu, maka segala biaya yang dikeluarkan oleh developer selama proses pengembangan harus ditanggung oleh pemesannya
  • Apabila software tersebut dikerjakan oleh software house yang umumnya akan menugaskan karyawannya yang terdiri dari 3 sampai dengan 5 orang untuk menyelesaikan pesanan ini yaitu 1 orang sebagai System Analyst yang akan mendesain sistem dan user interfacenya, 3 orang Programmer yang melakukan pengkodean program, 1 orang implementator yang akan melakukan pengujian berikut implementasi program setelah program selesai dibuat.

Namun dibalik harga yang jauh lebih mahal, ada satu kelebihan software tailor-made yang umumnya tidak selalu didapatkan pada software siap-pakai, yaitu berupa: 
  •  Dukungan maintenance yang lebih luas dan intensif, dikarenakan harga yang dibayarkan lebih mahal maka biasanya developer akan memberikan jangka waktu free maintenance, setelah lewat dari jangka waktu maintenance maka akan dikenakan biaya maintenance yang bisa dalam bentuk kontrak maintenance per jangka waktu tertentu atau per kunjungan.
  • Sedangkan software siap-pakai, kalaupun developer memberikan free maintenance biasanya sangat dibatasi hanya berupa satu kali atau lebih kunjungan bahkan dibatasi hanya beberapa jam, bisa dimaklumi jika dilihat dari harganya yang jauh lebih murah, juga karena software siap-pakai dipakai oleh pengguna yang lebih luas.

Ø  IMPLEMENTASI SALAH SATU SISTEM TENTANG SUMBER DAYA KOMPUTASI DAN KOMUNIKASI

Blue Bird berhasil mengimplementasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP Netweaver BI), yang merupakan:
  1. Platform terpadu yang mencakup aplikasi dan teknologi untuk mengintegrasikan informasi dan proses bisnis di seluruh beragam teknologi dan struktur organisasi.
  2. Solusi pengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna, profesional TI dan manajemen senior.
  3. Software ERP (Enterprise Resources Planning), merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu perencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan dan  mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif.
SAP Netweaver BI menyediakan suatu infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing ini disediakan melalui teknologi portal enterprise. Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitabillity Analysis (CO PA), Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan “Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Adapun alternatif pengembangan sistem tersebut adalah:
  • Perlunya peningkatan pengawasan serta maintenance system dimana penerapan SAP Netweaver BI pada Blue Bird.
  • Pelatihan-pelatihan komprehensif mengenai komputer dan prosedur aplikasi SAP secara berkala untuk tujuan penyegaran pengetahuan dan meminimalisir human  error.

Daftar Pustaka:
Wisnu, 2017. http://wisnufjr212.blogspot.co.id/2017/04/sistem-informasi-manajemen-pt-blue-bird.html. (02 Oktober 2017)
Wikipedia. https://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_komputasi. Diakses pada 2 Oktober 2017. (02 Oktober 2017, 20:25).
Intanghina, 2008. https://intanghina.wordpress.com/2008/05/30/peranan-sistem-pengolahan-data-elektronik-dalam-menunjang-pelaksanaan-prosedur-pelayanan-automated-teller-machine-atm/. (04 Oktober 2017, 06:30)
Cahyo, 2014. http://cahyo-welly.blogspot.co.id/2014/02/membeli-software-vs-menyewa-software-vs.html.  (04 Oktober 2017, 07:15)

2017/10/06

PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM




Nama                           : Octhaviani Arbaniya
NIM                            : 43215010271
Mata Kuliah                : Sistem Informasi Manajemen – Pertemuan 4
Dosen Pengampu        : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA



Definisi


O’Brien (1996) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

Sehingga dapat disimpulkan definisi otomatisasi kantor/office automation (OA) adalah sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.

Aplikasi Sistem Otomatisasi  yang Dapat Diimplementasikan
 1. Word processing
Adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word

2. Electronic mail yang dikenal dengan e-mail
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr 

      3. Voice mail sama dengan electronic mail.
Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. 

4.  Electronic Calendaring
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.

5. Audio Conferencing
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6. Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video.
Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:
·         Video satu arah dan audio satu arah.
·         Video satu arah dan audio dua arah.
·         Video dan audio dua arah.
7. Computer conferencing
Adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan

8. Facsimile Transmission (FAX)
Adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy. 

9. Video text
Penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau membuat presentasi, atau semacam slide show.
   
10. Image Storage And Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.Desktop publishing atau dtp
Adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:
· Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.
·    Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.
·   Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lainyang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.

      12.Spread Sheet
Adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk menampilkan halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog, web.
  
Fenomena yang Mengawali Terbentuknya Kantor Maya
 
Sehingga dengan adanya kemampuan OA untuk menghubungi seseorang dengan cara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kemampuan ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Dampak Kantor maya, berkembangnya Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas komunikasi.
Konsep Kantor Maya  atau Virtual Office adalah sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.

Kantor Maya muncul karena:
  • Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat.
  • Didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan  Atas Keberadaan Kantor Maya Atau Virtual Office, antara lain:

  • Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
  • Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagi sumber daya. 
  • Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
  • Pengurangan halangan kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
  • Keuntungan kontribusi sosial,  memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya. 
Dengan adanya pemaparan diatas, saya setuju dan mendukung tentang keberadaan kantor maya ini, karena selain dapat mengefisiensi dan meningkatkan produktivitas kegiatan bisnis, juga dapat berkontribusi secara social dengan menciptakan lapangan pekerjaan baru dimana para pegawai yang tidak memiliki  peluang kerja di luar tempat tinggalnya dapat bekerja di kantor maya. Untuk dapat mempertahankan keberadaan dan keberhasilan  kantor maya,  memerlukan upaya selalu berinovasi yang dilengkapi dengan orang yang punya konsistensi, loyalitas dan kredibilitas tinggi.

Implementasi Otomatisasi Kantor/Office Automation (OA)

Blue Bird Group mengimplementasikan otomatisasi kantor dalam upaya menghadapi perkembangan zaman dimana transformasi digital sangat dibutuhkan untuk mengamankan bisnis dan dapat menjadi sarana untuk mengantarkan perusahaan menjadi pemimpin pasar. Oleh sebab itu, ini sangat penting dilakukan oleh perusahaan konvensional, apalagi yang memiliki skala besar. Seperti yang telah kita ketahui, dahulu saat kita ingin memesan taksi, kita perlu menelepon. Sekarang Blue Bird menghadirkan aplikasi android untuk memesan taksi Blue Bird

Implementasi Aplikasi Office Automation oleh Blue Bird, antara lain:

  • Credit Voucher untuk memudahkan pembayaran melalui penagihan setiap bulan. Dengan adanya aplikasi Credit Voucher Management, perencanaan dan pengendalian pengeluaran transportasi perusahaan menjadi lebih mudah.
  • E-mail: customercare@bluebirdgroup.com atau untuk segala keluhan, saran, atau kritik. Karena Blue Bird membutuhkan data-data detail kejadian utk memproses laporan.
  • Voice Mail dapat berupa:
-  Customer Care Center: (021) 797 1245, untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan. Hal mekanis yang tadinya menggunakan telepon berarti ada operator yang harus digaji dan waktu yang terbuang, dapat dilayani lebih efektif dan efisien.
-  Order taksi via telepon, konsumen tidak perlu datang ke bagian pelayanan order:
a.       BLUE BIRD PUSAKA, Regular Taxis: (021) 79171234/7941234
b.      SILVER BIRD, Executive Taxi: (021) 7981234
c.       GOLDEN BIRD, Limousine & Rental Car: 7944444
d.      BIG BIRD, Charter Bus: (021) 7980808
  • Faximile: 7989102, untuk mengirim fax kepada bagian Head Office Blue Bird. 
  • Customer database, untuk  memberi informasi-informasi terkini seputar promo, diskon, dsb  yang diadakan Blue Bird. Fasilitas yang bisa digunakan untuk mewujudkan hal tersebut adalah email. Untuk berkomunikasi dengan pelanggan, Blue Bird juga bisa menelpon atau pun sekedar melakukan sms, bahkan jika memiliki data pelanggan semakin lengkap akan semakin lebih baik.
  • Payroll database 
  •  CCTV Hidden
Blue Bird “peka” terhadap perkembangan zaman yang semakin canggih, juga permintaan pasar yang selalu ingin cepat dan instan. Canggih, cepat, dan instan membuat Blue Bird mengikuti permintaan pasar dengan meluncurkan sistem pemesanan taksi melalui website dan bahkan aplikasi smartphone.

  • Pemesanan dan  pembayaran online melalui website: reservation.bluebirdgroup.com 
  • Hadirnya aplikasi android untuk memesan taksi BlueBird yaitu My Blue Bird
  • Aplikasi Blue Bird Taxi Mobile Reservation memiliki sistem reservasi dan tracking yang terintegrasi dengan infrastruktur Blue Bird yang didukung oleh teknologi Microsoft seperti Windows 8, Office 365, Lync, Sharepoint, dan Exchange.
Daftar Pustaka:

Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001

Wikipedia, https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (24 September 2017).
(27 September 2017)