PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM

Nama                           : Octhaviani Arbaniya

NIM                            : 43215010271

Mata Kuliah                : Sistem Informasi Manajemen – Pertemuan 4

Dosen Pengampu        : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

Definisi

O’Brien (1996) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

Sehingga dapat disimpulkan definisi otomatisasi kantor/office automation (OA) adalah sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.

Aplikasi Sistem Otomatisasi  yang Dapat Diimplementasikan
 1. Word processing

Adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word

2. Electronic mail yang dikenal dengan e-mail

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr 

      3. Voice mail sama dengan electronic mail.

Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. 

4.  Electronic Calendaring

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.

5. Audio Conferencing

Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6. Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video.

Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

·         Video satu arah dan audio satu arah.

·         Video satu arah dan audio dua arah.

·         Video dan audio dua arah.

7. Computer conferencing

Adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan

8. Facsimile Transmission (FAX)

Adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy. 

9. Video text

Penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau membuat presentasi, atau semacam slide show.

   

10. Image Storage And Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.Desktop publishing atau dtp

Adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:

· Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.

·    Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.

·   Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lainyang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.

      12.Spread Sheet

Adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk menampilkan halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog, web.

  

Fenomena yang Mengawali Terbentuknya Kantor Maya

 

Sehingga dengan adanya kemampuan OA untuk menghubungi seseorang dengan cara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kemampuan ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Dampak Kantor maya, berkembangnya Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas komunikasi.

Konsep Kantor Maya  atau Virtual Office adalah sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.

Kantor Maya muncul karena:

• Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat.
• Didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Keuntungan  Atas Keberadaan Kantor Maya Atau Virtual Office, antara lain:

• Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
• Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagi sumber daya. 
• Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
• Pengurangan halangan kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
• Keuntungan kontribusi sosial,  memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya. 

Dengan adanya pemaparan diatas, saya setuju dan mendukung tentang keberadaan kantor maya ini, karena selain dapat mengefisiensi dan meningkatkan produktivitas kegiatan bisnis, juga dapat berkontribusi secara social dengan menciptakan lapangan pekerjaan baru dimana para pegawai yang tidak memiliki  peluang kerja di luar tempat tinggalnya dapat bekerja di kantor maya. Untuk dapat mempertahankan keberadaan dan keberhasilan  kantor maya,  memerlukan upaya selalu berinovasi yang dilengkapi dengan orang yang punya konsistensi, loyalitas dan kredibilitas tinggi.

Implementasi Otomatisasi Kantor/Office Automation (OA)

Blue Bird Group mengimplementasikan otomatisasi kantor dalam upaya menghadapi perkembangan zaman dimana transformasi digital sangat dibutuhkan untuk mengamankan bisnis dan dapat menjadi sarana untuk mengantarkan perusahaan menjadi pemimpin pasar. Oleh sebab itu, ini sangat penting dilakukan oleh perusahaan konvensional, apalagi yang memiliki skala besar. Seperti yang telah kita ketahui, dahulu saat kita ingin memesan taksi, kita perlu menelepon. Sekarang Blue Bird menghadirkan aplikasi android untuk memesan taksi Blue Bird

Implementasi Aplikasi Office Automation oleh Blue Bird, antara lain:

• Credit Voucher untuk memudahkan pembayaran melalui penagihan setiap bulan. Dengan adanya aplikasi Credit Voucher Management, perencanaan dan pengendalian pengeluaran transportasi perusahaan menjadi lebih mudah.
• E-mail: customercare@bluebirdgroup.com atau untuk segala keluhan, saran, atau kritik. Karena Blue Bird membutuhkan data-data detail kejadian utk memproses laporan.
• Voice Mail dapat berupa:

-  Customer Care Center: (021) 797 1245, untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan. Hal mekanis yang tadinya menggunakan telepon berarti ada operator yang harus digaji dan waktu yang terbuang, dapat dilayani lebih efektif dan efisien.

-  Order taksi via telepon, konsumen tidak perlu datang ke bagian pelayanan order:

a.       BLUE BIRD PUSAKA, Regular Taxis: (021) 79171234/7941234

b.      SILVER BIRD, Executive Taxi: (021) 7981234

c.       GOLDEN BIRD, Limousine & Rental Car: 7944444

d.      BIG BIRD, Charter Bus: (021) 7980808

• Faximile: 7989102, untuk mengirim fax kepada bagian Head Office Blue Bird. 
• Customer database, untuk  memberi informasi-informasi terkini seputar promo, diskon, dsb  yang diadakan Blue Bird. Fasilitas yang bisa digunakan untuk mewujudkan hal tersebut adalah email. Untuk berkomunikasi dengan pelanggan, Blue Bird juga bisa menelpon atau pun sekedar melakukan sms, bahkan jika memiliki data pelanggan semakin lengkap akan semakin lebih baik.
• Payroll database 
•  CCTV Hidden

Blue Bird “peka” terhadap perkembangan zaman yang semakin canggih, juga permintaan pasar yang selalu ingin cepat dan instan. Canggih, cepat, dan instan membuat Blue Bird mengikuti permintaan pasar dengan meluncurkan sistem pemesanan taksi melalui website dan bahkan aplikasi smartphone.

• Pemesanan dan  pembayaran online melalui website: reservation.bluebirdgroup.com 
• Hadirnya aplikasi android untuk memesan taksi BlueBird yaitu My Blue Bird
• Aplikasi Blue Bird Taxi Mobile Reservation memiliki sistem reservasi dan tracking yang terintegrasi dengan infrastruktur Blue Bird yang didukung oleh teknologi Microsoft seperti Windows 8, Office 365, Lync, Sharepoint, dan Exchange.

Daftar Pustaka:

Ali, Hapzi, 2010. https://hapzi-ali.com/daftar-ebook/ebook-sistim-informasi-manajemen/bab-2-peranan-sim-pada-perusahaan/. (24 September 2017)

Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001

Wikipedia, https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (24 September 2017).

Ranti, 2009. https://ranti89.wordpress.com/2009/12/01/perkantoran-maya-virtual-office/. Anonym, 2015. https://www.jurnalweb.com/pengertian-virtual-office-dan-keuntungannya/. (24 September 2017)

Anonim. http://internetbintaro.blogspot.co.id/2016/12/otomatisasi-ti-dapat-menguntungkan.html. (27 September 2017)

Maesaroh, Siti, 2017. https://www.slideshare.net/sitimaesaroh946/sipi-siti-maesaroh-hapzi-ali-implementasi-sistem-informasi-pada-blue-bird-group-07-universitas-mercu-buana-2017.

(27 September 2017)