PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM E-BUSINESSm e-business

Nama                           : Octhaviani Arbaniya

NIM                            : 43215010271

Mata Kuliah                : Sistem Informasi Manajemen – Pertemuan 2

Fakultas/Jurusan          : Ekonomi dan Bisnis/Akuntansi

Dosen Pengampu        : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

Menurut O’Brien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. E-Business adalah singkatan dari Electronic Business merupakan kegiatan bisnis yang menggunakan  internet, computer network dan teknologi informasi sebagai support system.

Kita semua sadar bahwa dalam sebuah organisasi atau perusahaan diperlukan adanya teknologi dan system informasi dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas bisnis yang lingkungannya sangat cepat berubah dan persaingan yang semakin kompetitif dalam era globalisasi saat ini. Hampir  semua organisasi atau perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen berbasis TI untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human error.

Sistem informasi operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Sistem ini dapat dibagi ke dalam tiga kategori, yaitu

·      Transaction-processing systems (sistem proses-transaksi), mencatat dan memproses data dari transaksi bisnis, database terbaru, dan menghasilkan berbagai macam dokumen dan laporan.

·      Keputusan operasional yang mengontrol proses-proses secara fisik dibuat oleh process control systems (sistem pengendalian proses).

·      Komunikasi dan produktivitas kantor didukung oleh office automation systems (sistem otomasi kantor).

Jenis-jenis sistem informasi yang di implementasi pada perusahaan manufaktur atau jasa, antara lain:

1.      Sistem Informasi Manajemen

Merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial dalam hal:

• Memonitor, menilai, menerima laporan, dan mengawasi serta melakukan  pemindahan  penugasan terhadap kinerja anak buah
• Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah
• Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah 
•  Melakukan komunikasi antar level manajerial untuk kepentingan organisasi dan juga perusahaan. 
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan

Sehingga dapat disimpulkan, dengan adanya sistem informasi manajemen akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya.

2.      Sistem Informasi Eksekutif

Merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif. Sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:

• Kegiatan perusahaan 
•  Kinerja dari  level di bawah eksekutif 
•  Kondisi kestabilan keuangan dan juga financial perusahaan 
•  Lingkungan kerja/budaya organisasi perusahan 
• Nilai perusahaan di dalam bursa saham

Sehingga dapat disimpulkan, dengan adanya sistem informasi eksekutif akan membantu memudahkan para level eksekutif dalam memantau langsung perusahaan atau organisasi yang mereka bawahi dan membantu mensejahterakan dan juga mengembangkan perusahaan atau organisasi yang mereka miliki menjadi lebih baik lagi.

3.      Sistem Informasi Akuntansi

Merupakan pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Dengan adanya sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:

• Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan
• Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan
• Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan
• Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan
• Memperjelas informasi penting dan merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi
• Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan

Sehingga dapat disimpulkan, dengan adanya sistem informasi akuntansi dapat membantu tugas dari akuntan dalam melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.

4.      Sistem Informasi Keuangan

Merupakan  implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri yang meimplementasikan sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi. Beberapa alasan mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:

• Membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun
• Membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan  dan melakukan kroscek mengenai neraca keuangan suatu perusahaan
• Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan
• Melakukan monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman
• Memonitoring mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan
• Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan

Sehingga dapat disimpulkan, dengan adanya sistem informasi keuangan ini maka setiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidak akan terlewat, sehingga memudahkan karyawan yang sistem informasinya terintegrasi untuk melakukan analisis.

5.      Sistem Informasi Manufaktur

Merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi. Dengan menimplementasikan system informasi manufaktur, perusahaan dapat:

• Mencatat total produksi, barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control, hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran, dan produk yang berhasil diekspor ke mancanegara, serta biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi
• Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia produksi, produk-produk yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya dan kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi
• Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung

Sehingga dapat disimpulkan, dengan adanya sistem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implementasinya, banyak fungsi dari sistem informasi manufaktur ini sangat sangat penting bagi SDM dan juga keuangan.

6.      Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:

• Data diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan
• Total gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh karyawan
• Jabatan dan masa kerja dari karyawan

Sehingga dapat disimpulkan, dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia dapat memberikan manfaat, antara lain:

• Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok, bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan
• Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan
• Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.

7.   Sistem Informasi Pemasaran merupakan sistem informasi yang akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:

• Jumlah produk yang sudah terjual
• Produk yang laris dan banyak dipesan
• Produk yang jarang diminati oleh pasar
• Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk
• Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan

Sehingga dapat disimpulkan, dengan adanya sistem informasi dapat membantu usernya untuk:

• Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)
• Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut

Dari paparan diatas mengenai seluruh system informasi yang diterapkan dalam perusahaan dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan.

Berikut ini ilustrasi teknologi dan system informasi yang diterapkan pada perusahaan transportasi asal Indonesia (Blue Bird Group:

Sistem Informasi yang diterapkan di Blue Bird telah disetting sesuai dengan visi perusahaan yaitu mengedepankan kualitas dan mampu menjadi perusahaan bertahan. Untuk itu maka diperlukan adanya sistem informasi manajemen yang baik. Sehingga setiap konsumen melakukan order, tidak terjadi antrean pemesanan dan tidak pula terjadi rebutan order bagi pengemudi yang dapat mempengaruhi kualitas dari pelayanan Blue Bird.

Blue Bird dengan tipe sistem informasi tersebut dapat bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain karena keunggulan strategic yang dimiliki oleh Blue Bird dapat dipertahankan dan juga dapat mengarah pada pengembangan inovasi lain yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan.

Teknologi dan system informasi yang telah diterapkan pada perusahaan Blue Bird Group, antara lain:

1.    Sistem Telekomunikasi Radio yang merupakan armada pertama menggunakan teknologi ini pada setiap taksinya. Kelemahannya, jangkauannya  yang terbatas dan komunikasi yang hanya pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan operasi-operasi taksi lainnya

2.    SMS Taksi ke nomor 1234 untuk melakukan order taksi dengan mendaftarkan nomor telepon seluler pelanggan melalui SMS atau website Blue Bird Group terlebih dahulu.

3.   Taksi Voucher, dengan menggunakan kartu kredit yang telah didaftarkan di website blue bird maka konsumen akan bisa mengunakan fasilitas Taksi Voucher.

4.      Sistem Database Pelanggan dimana Blue Bird juga menggunakan sistem pemesanan taksi Blue Bird via telepon.

5.      Teknologi GPS (Global Positioning System) dan MDT (Mobile Data Transfer), Blue Bird Group merintis penggunaan MDT dan GPS sebagai instrument pelengkap di taksinya. Dengan teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lain, konsumen tidak perlu merasa terganggu dengan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi.

6.      SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP Netweaver BI) yang merupakan solusi pengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis secara akurat. SAP (System Application and Product) adalah software ERP (Enterprise Resources Planning). Blue Bird Group mengimplementasikan SAP NNetweaver BI untuk modul-modul financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitabillity Analysis (CO PA), Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan “Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan.

Dari penjabaran sistem informasi manajemen yang telah diterapkan Blue Bird sebagai market leader dapat disimpulkan bahwa:.

1.      GPS juga memiliki sisi negatif yaitu, penggunaan GPS sering memiliki resiko masalah dengan daya ingat dan orientasi ruang.

2.  Menimbulkan biaya-biaya seperti: biaya perawatan teknelogi, biaya mentraining tenaga kerja, biaya membeli GPS.

3.      Kurang promosi dan diskon.

4.   Kurang inovasi lagi karena sudah banyak pesaingnya. Terutama saat ini sudah banyak sekali transportasi yang berbasis online untuk mendapatkan pelanggan atau penumpang.

5.      Sumber daya pemasaran yang lemah.

6.      Keluhan reservasi hanya by phone.

7.      Harga jual yang relative mahal dibandingkan dengan taksi-taksi pesaingnya.

Sehingga Blue Bird sebagai market leader harus selalu berinovasi dalam menjaga kualitas pelayanannya. Sejauh ini sistem informasi yang digunakan sudah cukup memberikan peningkatan kualitas layanan Blue Bird. SIM dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional, memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan juga membangun sumber-sumber informasi strategis.

Referensi:

Ali,Hapzi. 2010. https://hapzi-ali.com/daftar-ebook/ebook-sistim-informasi-manajemen/bab-6-aplikasi-sistim-informasi-manajemen/. (18 September 2017).

Aufal, 2016. https://www.scribd.com/doc/312319236/SISTEM-INFORMASI-MANAJEMEN-BLUE-BIRD-GROUP-docx. (18 September 2017)

Hersinta,2014. https://hersintapusdika.wordpress.com/2014/12/28/penerapan-gps-pada-perusahaan-taxi-blue-bird-group-tugas-akhir-sim/. (18 September 2017)

Dini, 2015. http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/jenis-jenis-sistem-informasi. (18 September 2017)