M9 INFORMASI DALAM PELAKSANAAN

INFORMASI DALAM PELAKSANAAN

MATA KULIAH

SISTEM INFORMASIMANAJEMEN

Jurusan Akuntansi

Disusun oleh:

OcthavianiArbaniya (43215010271)

Dosen Pengampu:

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

FAKULTAS EKONOMI BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA

2017

      PENGERTIAN

Kita sadar bahwa kebutuhan akan informasi sangat diperlukan oleh semua kalangan termasuk didalamnya adalah perusahaan. Namun adakalanya data yang muncul atau diterima tidak terlalu bermanfaat atau terlalu banyak data sehingga membingungkan dalam pengambilan keputusan. data tersebut harus di proses atau diolah sehingga terciptalah sistem manajemen yang mengatur dan menganalisis data hingga menjadi informasi. Kenapa harus memakai prinsip ‘sistem’ dalam imlpementasinya? Karena informasi yang akan tersebar dalam berbagai bentuk akan dikumpulkan, disimpan, serta diolah atau diproses yang mana akan menjadi database yang sewaktu-waktu digunakan untuk kepentingan manajerial dalam pengambilan keputusan dan merupakan kombinasi dari people, hardware, software, sumber-sumber data, prosedur yang bekerja secara harmonis dalam mengelola informasi, hal ini merupakanlangkah  perusahaan dalam upayanya melakukan pengendalian internal perusahaan.

Seiring dengan perkembangan zaman sistem informasi manajemen di mudahkan dengan kemajuan teknogi sehingga lebih banyak dan cepat dalam menjaring informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan. Memang sistem informasi sejatinya sudah ada sebelum terciptanya teknologi diciptakan, namun dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer memberi langkah cepat, tepat dan akurat dalam memproses dan mengolah data, tidak hanya dirasakan oleh pihak top manajemen saja melainkan semua yang terlibat dalam perusahaan merasakan kemudahan dan betapa menakjubkannya sistem informasi yang berbasis komputer ini yang merupakan revolusi dari sistem informasi manajemen dari pertama kali digunakan.

Sistem infor­masi yang digunakan pada semua area fungsional dalam organisasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

• Sistem Pemrosesan Transaksi  (transaction processing system atau TPS) untuk menghimpun dan menyimpan informasi transaksi, penggunanya adalah orang yang memproses  transaksi.
• Sistem Informasi Manajemen (management infromation system atau MIS) untuk menghimpun dan menyimpan informasi transaksi, penggunanya adalah semua level manajemen
• Sistem Otomasi Perkantoran (office automation system  OAS) untuk menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif, penggunanya adalah manajemen tingkat menengah dan atas
• Sistem Pendukung Keputusan (decision support system atau DSS) untuk membantu pengambilan      keputusandengan menyediakan informasi. model, atau perangkat untuk menganalisa infor­masi, penggunanya adalah analisis, manajer dan professional.
• Sistem Informasi Eksekutif (executive infromation system atau EIS) untuk  menyediakan   informasi    yang   mudah diakses   dan   bersifat   interaktif,   tanpa mengharuskan   eksekutif   menjadi   ahli analisis, pengunanya adalah manajemen tingkat menengah dan atas
• Sistem Pendukung Kelompok (group support system atau GSS). 

Sistem-sistem di depan juga sekaligus menyatakan evolusi sistem informasi yang berbasis komputer. TPS muncul pada pertengahan 1950-an, kemudian disusul dengan MIS pada tahun 1960-an, OAS pada tahun I970-an, DSS pada tahun 1970-an hingga 1980-an. Aplikasi sistem pakar komersial yang pertama muncul pada tahun 1980-an. GSS dan ISS mulai Tiuncul pada dekade 1990-an.

      JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI

Jenis-jenis sistem informasi terdiri dari tujuh macam, antara lain:

1. Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang dikembangkan untuk memproses data-data transaksi dalam jumlah besar (data base) untuk transaksi bisnis rutin secara operasional perusahaan dan inventarisasi yang dilakukan secara konsisten seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction Processing System  merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing.

Transaction processing systems (TPS) berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems) untuk penggunaan internal maupun eksternal. Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Yang terdiri atas:

·         Input (transaksi dan kejadian)

·         Proses (pengurutan data, melihat data, memperbaharui data)

·         Outputnya (laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan)

Sistem Proses Transaksi (Transaction Processing System/TPS)  yang digunakan Pizza Hut  adalah Point of Sale (POS) System. Mengenai system tersebut dapat dijelaskan dengan point-point berikut ini: 

• Point of Sale (POS) System ini merupakan suatu sistem yang menggunakan terminal elektronik cash register untuk menyimpan dan mengirim data entry penjualan pada semua jaringan yang langsung terhubungi dengan komputer pusat dan dapat diproses untuk keperluan cepat atau periodik. 
• POS System merupakan  bagian yang paling penting dalam proses operasional
• POS System mencatat transaksi dengan konsumen yang melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan dan data base perusahaan secara simultan 
• Dengan menerapkan POS System diperlukannya kemampuan hardware dan software yang dapat diandal agar kelangsungan operasional dapat berjalan dengan lancar.

Sistem operasional pada Pizza Hut merupakan aliran kerja yang diterjemahkan secara baku ke dalam proses otomatisasi, yaitu:

1.      Pesanan pelanggan diterima oleh sistem point of sale (order station) yang akan dicatat oleh makaline station sebagai pengumpul data kolektif dari beberapa order station. 
2.     Kemudian pesanan pelanggan diproses langsung oleh kitchen dengan hardcopy document transaksi sebagai perintah kerja. 
3.     Lalu semua data transaksi akan tersimpan didalam file server,sedangkan driver routing diperlukan sebagai pengawas kegiatan operasional yang akan dipantau langsung oleh headquater melalui jaringan WAN

2.   Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)

Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing.

Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3.   Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.

Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal.

4.   Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM tradisional.

5.   Sistem Ahli Dan Kecerdasan Buatan

Kecerdasan Buatan (AI) bisa dianggap bidang yang arsitek tingkat tinggi untuk sistem ahli. Daya tolak/dorongan umum dari AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya serta menganalisis kemampuannya untuk berpikir melalui problem sampai ke kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan permasalahan serta memberikannya lewat pengguna bisnis (dan lain-lain).

Sistem ahli adalah suatu kelas yang sangat spesial yang dibuat sedemikian rupa sehingga bisa dipraktikkan untuk digunakan dalam bisnis sebagai akibat dari semakin banyaknya perangkat keras dan parengkat lunak seperti komputer pribadi (PC) dan shell sistem ahli. Suatu sistem ahli (juga disebut sebagai knowledge-based system) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Ditegaskan bahwa tidak seperti DSS, yang meninggalkan keputusan terakhir bgi pembuat keputusan, sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah atau suatu kelas masalah khusus.

Komponen dasar suatu sistem ahli adalah knowledge base, yakni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa semacam SQL ( structured query language), dan antarmuka pengguna. Orang menyebut knowledge engineering manangkap keahlian pakar, membangun sebuah sistem komputer yang mencakup expert knowledge ini, dan kemudian mengimplementasikannya. Secara keseluruhan sangat mungkin membangun dan mengimplementasikan sistem ahli yang akan menjadi pekerjaan para penganalisis 

6.   Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS)

Bila kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak-terstruktur, maka group Decision support System membuat suatu solusi. Group Decision Support System (GDSS), yang digunakan di ruang khusus yang dilengkapi dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-beda, memungkinkan anggota kelompok berinteraksi dengan pendukung elektronik-seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus-dan suatu fasilitator kelompok khusus. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-samamenyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan skenario. Perangkat lunak GDSS dirancang untuk meminimalkan perilaku kelompok negatif tertentu seperti kurangnya partisipasi berkaitan dengan kekhawatiran atau tindakan balasan untuk menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal, domonasi oleh anggota kelompok vokal, dan pembuatan keputusan ‘group think’. Kadang-kadang GDSS dibahas menurut istilah yang lebih umum Computer Supported Collaborative Work (CSCW), yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut ‘groupware’ untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7.   Executive Support System (ESS)

Bila eksecutive beralih ke komputer, mereka seringnya mencari cara-cara yang bisa membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis. Executive Support System (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa di akses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh TPS dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan yang tidak terstruktur, yang bukan aplikasi khusus, dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk memikirkan problem -problem strategis. ESS memperluas dan mendukung kemampuan eksekutif, memungkinkan mereka membuat lingkungan tampak masuk akal.

      PELAKSANAAN INFORMASI

Perusahaan atau organisasi perlu memanfaatkan informasi yang terintegrasi untuk memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Karena dengan menjalin hubungan baik dengan pelanggan akan sangat memberikan pengaruh dalam keberlangsungan bisnis suatu organisasi. Terdapat beberapa alasan mengapa jalinan hubungan baik dengan pelanggan sangat penting dilakukan , antara lain :

1.      Untuk mengetahui lebih jauh kebutuhan dan harapan melalui sudut pandang pelanggan sehingga akan memudahkan organisasi pelayanan dalam menyusun strategi pelayanan.

2.      Mendorong tingkat loyalitas  pelanggan terhadap jasa layanan yang diberikan oleh organisasi (perusahaan/pemerintah).

3.      Untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan.

Pentingnya menjalin hubungan yang baik dengan pelangga agar pelanggan tidak lari dan tetap loyal dengan bisnis kita.Loyalitas pelanggan mutlak diperlukan apabila perusahaan ingin tetap eksis dalam sebuah industri yang memiliki tingkat persaingan tinggi. Jalinan hubungan baik dengan pelanggan ini dikenal dengan konsep Customer Relanship Management (CRM).

Customer Relationship Management (CRM) merupakan strategi pemasaran yang berfokus pada pelanggan. Strategi ini berusaha mengoptimalkan keuntungan perusahaan dengan cara menjalin hubungan yang lebih dekat (customer intimasy) dengan pelanggan serta mengelola hubungan tersebut menjadi lebih baik sehingga akan tercipta nilai tambah bagi pelanggan.

Kunci keberhasilan perusahaan terletak pada upaya perusahaan memuaskan kebutuhan para pelanggannya. Yang dimaksudkan dengan kebutuhan pelanggan adalah perusahaan menyediakan produk/jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan mereka, kemudian menjaga hubungan erat dengan para pelanggan untuk memastikan agar mereka menjadi pelanggan setia (Sihaloho, 2002).

Berikut ini contoh implementasi Customer Relationship Management (CRM) pada pelayanan Telkomsel

•       Promo Telkomsel Poin. 

Melaui Telkomsel Poin, poin yang didapat oleh para pelanggan dapat ditukarkan sesuai kebutuhan dan keinginan pelanggan seperti untuk mendapatkan diskon belanja, diskon makan di rumah makan tertentu, dan dapat juga menukarkan tiket nonton film gratis di bioskop bagi yang menjadi penggemar film (Movie Mania). Dapat dilihat bahwa jenis promo yang dilakukan Telkomsel ini lebih menjangkau dan memenuhi

•        Oracle CRM

CRM yang digunakan oleh Telkomsel adalah Oracle CRM.  Sistem ini sangat produktif, memberikan solusi terbaik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat dan tepat.

Daftar Pustaka:

Tori, 2013. http://toribukit.blogspot.co.id/2013/11/pemanfaatan-crm-pada-telkomsel.html. (Diakses pada tanggal 13 November 2017)
Saleh, 2010. http://muwafikcenter.blogspot.co.id/2010/12/customer-relationship-management-crm.html. Diakses pada tanggal 13 November 2017